Als Hunebedcentrum hebben we een bijzondere mix aan vrijwilligers. In tegenstelling tot andere musea hebben we grote groep jonge vrijwilligers. Op vrijdag 30 september 2016 mochten wij op de Drentse Historische dag een workshop geven met als titel Op zoek naar jonge vrijwilligers. De organisatie vond ons museum het voorbeeld van een museum die het lukt om jongeren aan zich te binden. Uiteraard vonden we dit een eer en gaven we graag anders organisaties een kijkje achter de schermen.
Stap 1 – Maak een plan…
Vele organisaties maken zich zorgen over de toenemende vergrijzing van de leden, vrijwilligers en medewerkers. Ze willen graag jonge vrijwilligers bereiken en betrekken, maar hoe pak je dit aan? Aan de basis van het werven van jonge vrijwilligers moet een goed plan liggen. In het plan maak je een omschrijving van de organisatie en een inventarisatie van projecten en activiteiten. Kijk kritisch naar de organisatie! In het plan hebben we gekeken naar faciliteiten, het draagvlak, de medewerkers, de tijd, de omgeving, samenwerken, samen sterk, hoe onderscheid je je en wat zijn je sterke punten. In het plan kun je inspelen op trends. Kijk naar waar jongeren mee bezig zijn – gaming, social media, vloggen, etc.
De eerste stap is goed nadenken over wat past bij de eigen organisatie. Wat wil de organisatie uitstralen? Wat is de missie en visie van de organisatie? En hoe zijn deze te koppelen aan vrijwilligers en vrijwilligerswerk?
De tweede stap is kijken naar de omgeving waar je organisatie zich bevindt. Gaat het om een stedelijke omgeving of het platteland? Welke organisaties zijn er in de omgeving en kan hiermee worden samengewerkt? Zijn er jongeren in de buurt? Kan er contact worden gelegd met onderwijsinstellingen en welzijnswerk in de buurt? In welke cirkel in de omgeving gaat u op zoek naar nieuwe vrijwilligers? Voor sommige functies zal het nodig zijn in een ruimere cirkel te zoeken.
De inventarisatie van de behoeftes is de derde stap. Denk aan ook na over wat uw behoeftes zijn. Inventariseer per afdeling wat nodig is, maar ook wat wensen zijn. In sommige organisaties zullen de behoeftes met regelmaat veranderen door wisselingen in aanbod, planning en personeel.
Tot slot kijk naar het potentieel van de organisatie. Hoe kunnen vrijwilligers helpen om tot een bepaald potentieel te komen? Om het werven tot een succes te maken is het verstandig een plan te maken waarbij de organisatie wordt omschreven met zijn projecten, activiteiten en wensen. Maar hou het open! Veel vrijwilligers hebben talenten en ideeën waar je nog niet aan hebt gedacht en die een echte verrijking kunnen zijn voor de organisatie.
Stap 2 – Creëer draagvlak en faciliteiten
Om te werken met jonge vrijwilligers moet er kritisch worden gekeken naar een aantal zaken in de organisatie. Ten eerste welke zaken heeft een jonge vrijwilliger nodig, denk aan faciliteiten, maar ook begeleiding en eventueel vergoedingen. Belangrijk is het om draagvlak te creëren op diverse niveau’s en binnen de diverse afdelingen binnen de organisatie. Welke medewerkers zijn enthousiast en willen er voor gaan? Op managementniveau, maar ook op de werkvloer moeten medewerkers worden vrijgemaakt om te begeleiden.
Stap 3 – Werven
Ook is het belangrijk te kijken welke faciliteiten er zijn in de omgeving. Zijn er mogelijkheden om samen te werken? Tot slot moet de vacature opvallen en hoe pak je dit op? Om jonge vrijwilligers te kunnen werven, is het verstandig te praten met de doelgroep: de jongeren. Jongeren zijn de beste marketeers voor nieuwe jongeren.
De laatste jaren zijn er diverse trends te ontdekken in het vrijwilligerswerk. Het is goed deze te beschrijven, te accepteren en hierop in te spelen. Jongeren worden geen vaste vrijwilliger of lid van een organisatie, maar zien het als een eenmalige verbinding, een sociale activiteit, een mogelijkheid tot ontwikkeling of als iets goed doen. Vrijwilligers (met name jongeren) gaan kritisch op zoek naar kortlopende en afgebakende projecten. Het combineren van vakantiewerk en vrijwilligerswerk is een toenemende trend.
Het werven kan via advertenties en persberichten, via internet en social media en via de vacaturebanken, maar ook via mond-tot-mond reclame (vrijwilligers), het benaderen van bedrijven en onderwijs en het organiseren van activiteiten leveren vrijwilligers op.
Bij een bijeenkomst is het belangrijk een goede aankleding en extra’s te hebben. Geef een beleving mee zodat de vrijwilliger het onthoudt. Voorbeelden van initiatieven waarop kan worden aangesloten, zijn burendag, open monumentendag en natuurwerkdag.
Stap 4 – Na het werven – introductie en inwerken
Als de interesse is gewekt, is het belangrijk een goede kennismaking te verzorgen van de vrijwilliger met de organisatie. Bij de eerste gesprekken is het belangrijk dat de vrijwilliger de juiste informatie krijgt en kennismaakt met de eindverantwoordelijke en andere medewerkers. Als de vrijwilligers start, moet deze aan de hand worden meegenomen en leren over zijn/haar functie. De vragen die vrijwilligers stellen, maken duidelijk wat in een organisatie duidelijker kan. Deze vragen verwerken wij in informatiebrieven.
Stap 5 – Relatie opbouwen en onderhouden
Na het werven moet een relatie worden opgebouwd en onderhouden. Om dit goed te doen is een goede kennismaking belangrijk naast een inwerkperiode. De medewerkers moeten enthousiasmeren, motiveren en een luisterend oor zijn. Belangrijk is de juiste informatie te geven en kennis te maken met de desbetreffende manager en collega’s. Belangrijk is de vrijwilliger aan de hand te nemen en iets te leren. Probeer vragen in informatiebrieven te beantwoorden. Vrijwilligers willen graag een vast aanspreekpunt hebben en op de hoogte blijven van nieuws via een nieuwsbrief.
Stap 6 – Afhaken voorkomen
Bij het afhaken van vrijwilligers zijn verschillende oorzaken aan te dragen. De vrijwilliger had te weinig of te veel aan taken. De vrijwilliger heeft het gevoel er niet bij te horen of voelt zich niet gehoord. De vrijwilliger heeft het idee niks te bereiken of geen waardering te krijgen. De vrijwilliger heeft geen bereidheid tot verandering. De vrijwilliger voelt geen gezelligheid.
Neem tijd voor een op een contact zodat u eventuele problemen bespreekbaar maakt. Hou met regelmaat gesprekje om gang van zaken te bespreken.
In de praktijk
Vrijwilligers zijn de kracht binnen ons museum en zorgen voor een energieke, diverse, positieve en een leerzame omgeving. Elke vrijwilliger kent een eigen doelstelling en interesse. Een vrijwilliger is een volwaardige medewerker en voert eigen taken uit. Bijzonder is de werkplaats met wisselende werkdruk en een diversiteit aan werkzaamheden. Op elke afdeling spelen zij een belangrijke rol en zorgen voor een energieke, diverse, positieve en leerzame omgeving. De afgelopen jaren heeft het Hunebedcentrum vele jonge vrijwilligers mogen begeleiden. Deze hebben elk hun eigen doelstelling en interesse. Menig vrijwilliger heeft mogen figureren tijdens filmopnames of mogen helpen met de activiteiten en educatieve programma’s.
Keuze voor Hunebedcentrum
Sommige jonge vrijwilligers komen met de wens van inhoud. Deze vrijwilligers willen inhoud en een nauwe band met de experts. Deze vrijwilligers moeten gecoacht worden, maar eenmaal ingewerkt zijn ze van enorme waarde. Het creëren van nieuwe taken en coaching blijft een belangrijke taak, maar ook een belastende taak.
Veel jonge vrijwilligers komen in het kader van snuffelstages binnen of via maatschappelijke stages en meeloopstages. De jongeren vinden het leuk verschillende taken op te pakken en zijn vaak verrast over de diversiteit van klussen. Dankzij deze menskracht kunnen we vaak een slag maken in het bedrijf. Ze ondersteunen de medewerkers.
Uiteraard komen er ook jonge vrijwilligers die de stap willen maken naar de arbeidsmarkt door meer sociale contacten op te bouwen, maar ook om werkervaring op te doen. Als Hunebedcentrum zijn we trots dat we deze rol mogen spelen en we mogen met trots zeggen dat veel jongeren daarna voor zichzelf zijn begonnen en/of een baan hebben gevonden.
Unieke voorbeelden
Een paar leuke voorbeelden wat we niet zouden hebben kunnen doen zonder jonge vrijwilligers. Als eerste onze prachtige beelden van het Oertijdpark zijn gefilmd door Melle van Vliet en is tien jaar. Deze beelden maken heel goed duidelijk hoe bijzonder ons terrein is en wat gasten kunnen verwachten, meer weten, kijk op https://www.hunebednieuwscafe.nl/2016/08/het-oertijdpark-vastgelegd-door-drone/.
Ook hebben we dankzij onze jongeren stappen kunnen maken op het gebied van 3D-technologie en collectiebeheer. Ik verwijs u hiervoor graag naar:
https://www.hunebednieuwscafe.nl/2016/05/collectie-en-beheer-daarvan/
https://www.hunebednieuwscafe.nl/2016/06/onderwijsproject-hunebedden-3d-op-hondsrug-college/
Sinds ruim een jaar bezit het Hunebedcentrum een e-magazine (www.hunebednieuwscafe.nl) . In het ondersteunen van het schrijven van artikelen en de fotografie spelen jonge vrijwilligers een belangrijke rol.
Meer weten
Bij vragen kunt u altijd contact opnemen met Nadine Lemmers, educator Hunebedcentrum (nlemmers@hunebedcentrum.nl) of Nadine Vukkink, coördinator vrijwilligers (nvukkink@hunebedcentrum.nl).
Door Nadine Lemmers
